Ostatnie lata przyniosły gruntowne zmiany w administracji. Załatwianie spraw urzędowych jest coraz prostsze. Urzędy stają się dostępniejsze dla obywateli. Wszechobecny niegdyś papier znika. Rzecz dla wielu niebywała: nie jest już tak łatwo znaleźć w urzędzie prostą pieczątkę. Postępowania prowadzone są bowiem elektronicznie. Wystarczy zatem podpis elektroniczny, który w pełni może zastąpić owe słynne pieczątki. Co istotne, dla urzędników takie czynności jak obieg dokumentów czy archiwizacja są w wersji elektronicznej dużo łatwiejsze niż w formie tradycyjnej.

Nie chodzi o to, że zmienił się zakres zadań. Ten w zasadzie w ostatnim czasie ulega ciągłemu poszerzeniu. Zmieniła się forma. Słowo klucz: cyfryzacja. Od tego wszystko się zaczęło: od zmiany podejścia, zmiany narzędzi, przy pomocy których administracja wykonuje swoje zadania. I chyba nic bardziej nam wszystkim nie pokazało zasadności tych zmian niż ostatnie miesiące. To pandemia udowodniła, że właśnie e-usługi czy Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją pozwalają urzędom z dużą swobodą przechodzić na pracę zdalną, bez szkody dla realizowanych zadań. Trudno sobie wyobrazić, jak urzędy wojewódzkie funkcjonowałyby w dobie koronawirusa, gdyby nie cyfryzacja usług i procesów.

- Bardzo zależy mi na tym, aby Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie wprowadzał kolejne usprawnienia i dzielił się z innymi urzędami swoimi doświadczeniami. Ostatnie lata to czas zmian, czas wprowadzania kolejnych e-usług, także w jednostkach zespolonych. Razem budujemy nową administrację. Taki jest cel rządu Mateusza Morawieckiego. Chcemy, by urzędy były bliskie obywatelom, a procedury możliwie uproszczone. Zmiany zaczęliśmy kilka lat temu od siebie, wdrażając system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Ten proces trwa dalej. Dzięki montażowi finansowemu opierającemu się na środkach europejskich, jak również środkach pochodzących z budżetu państwa z sukcesem udało się zrealizować dwa etapy projektu, którego głównym celem było to, aby Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie oraz jednostki zespolone stały się przyjazne – zarówno dla obywateli, jak i pracujących w nich urzędników – mówi wojewoda małopolski Łukasz Kmita.

Rewolucja EZD
Zanim przejdziemy do podsumowania projektu, o którym wspomina wojewoda, wróćmy pamięcią do dnia, kiedy to wszystko się zaczęło. Patrząc z perspektywy czasu, trzeba powiedzieć, że moment wdrożenia EZD w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie EZD był niemal rewolucją i kamieniem milowym. Moment ten z biegiem czasu przyniósł nie tylko bardzo konkretne usprawnienia realizowanych tu zadań, ale też bardzo konkretne oszczędności – zarówno czasu, jak i pieniędzy.

Czym jest EZD? Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, bo taka jest pełna nazwa, to jednolity system teleinformatyczny, który kilka lat temu powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, a następnie został wdrożony m.in. w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Jest systemem darmowym, wspólnie rozwijanym przez polską administrację.

Umożliwia on urzędnikom sprawne i szybkie wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentacji elektronicznej. To niezwykle istotne z punktu widzenia monitorowania postępu prac nad danym zadaniem czy czuwania nad terminowością spraw.

Praca z EZD oznacza, że segregatory i papierowe akta nie są już tak często widywane w urzędzie. Życie dokumentu w danej jednostce zaczyna się bowiem od jego zeskanowania. Odwzorowanie cyfrowe opatrzone odpowiednimi danymi (tzw. metadanymi) pozwala na szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów w urzędzie, a także efektywniejsze przechowywanie danych oraz zarządzanie nimi (filtrowanie, przetwarzanie, raportowanie itp.). Wypracowane w ramach EZD rozwiązania są przy tym ujednolicone i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Ponadto łatwiejszy jest dostęp do akt sprawy, co w pracy zespołowej jest nieocenione. Każdą czynność urzędnika odnotowuje sam system. Jak w przypadku każdej automatyzacji wprost przekłada się to na oszczędność czasu i większy komfort pracy.

Wewnętrzne ułatwienia w danej jednostce to jeden z aspektów EZD. Niezwykle istotny jest też inny. Wdrożenie tego systemu w różnych jednostkach oznacza w praktyce, że wszystkie urzędy korzystają z tego samego narzędzia. A to już prosta droga do usprawnień i uproszczeń pomiędzy różnymi urzędami. Wdrożenie EZD i wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej okazało się strzałem w dziesiątkę. Oszczędności, które dzięki temu zostały osiągnięte, każdego roku są coraz większe.

I choć dziś korzystanie z EZD wydaje się w urzędach oczywistością, trzeba powiedzieć, że Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przecierał innym urzędom szlaki w budowaniu nowej jakości administracji. Jej podstawą jest bardziej przejrzyste i łatwiejsze zarządzanie danymi. Tak jak w wielu obszarach – także w administracji okazało się, że wykorzystanie e-narzędzi prowadzi do szeroko pojętych usprawnień i oszczędności.

- Prosty system komunikacyjny w dobie pandemii jest nieoceniony. Liczba pism, które Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie wysyła choćby do samorządów, jest ogromna. Trudno sobie wyobrazić realizację tego procesu w oparciu o tzw. wysyłkę tradycyjną. E-PUAP to dziś oczywistość, zaś samo EZD jest narzędziem, z którego korzystam wielokrotnie poza siedzibą Urzędu, choćby w drodze do pracy. Dzięki odwzorowaniom cyfrowym mogę mieć pełny i bieżący wgląd w daną sprawę. To właśnie umożliwiło mi nieprzerwaną realizację zadań, mimo przebywania na kwarantannie, a potem w izolacji domowej. W istocie pandemia okazała się papierkiem lakmusowym dla tego typu rozwiązań. I trzeba przyznać, że system EZD oraz platforma e-PUAP zdały egzamin – podkreśla wojewoda małopolski Łukasz Kmita.

Urząd bliżej Mieszkańców
W oparciu o środki europejskie Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w latach 2014-2015 zrealizował projekt „Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce – etap I. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”. Projekt miał wartość 10 075 000 zł, zaś dofinansowanie wyniosło 5 037 483 zł. W jego realizacji wziął udział Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie oraz Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska i Wojewódzka Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa. W ramach pierwszego etapu uruchomiono 90 e-usług.

To był pierwszy krok, który umożliwił pełne rozwinięcie systemu EZD w samym Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie, jak również w wybranych jednostkach administracji zespolonej.

Aktualnie zamykany jest drugi etap projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Jest on kontynuacją projektu realizowanego w poprzedniej perspektywie finansowej. Całkowita wartość tego etapu to 21 525 420 zł, z czego dofinansowanie ze środków unijnych wynosi 16 144 065 zł, zaś 5 381 355 zł pochodzi z budżetu państwa. Termin realizacji projektu to 1 maja 2017 r. – 29 listopada 2020 r.

Projekt zakłada podniesienie standardów instytucji administracji rządowej w oparciu m.in. o:
•    informatyzację procedur wewnętrznych w urzędach,
•    podniesienie poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
•    stosowanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją,
•    rozbudowę istniejącego systemu udostępniania e-usług publicznych,
•    poprawę warunków składowania, archiwizacji i zabezpieczenia danych,
•    wdrożenie systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD PUW) w kolejnych jednostkach administracji publicznej w województwie małopolskim.

Realizacja projektu pozwoli na poszerzenie zakresu dostępnych oraz tworzenie nowych e-usług, zwiększenie wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej, platformy e-PUAP. Wszystko dzięki wykorzystaniu technologii teleinformatycznych w zakresie świadczenia usług elektronicznych dla Mieszkańców Małopolski.

Projekt stanowi kontynuację etapu I. Przewiduje rozbudowę już posiadanych zasobów teleinformatycznych. Potrzeby w tym zakresie są oczywiście coraz większe, gdyż system EZD PUW wdrażany jest w kolejnych jednostkach administracji publicznej. Konieczne jest zwiększenie przepustowości dla użytkowników zewnętrznych. Zakupiony sprzęt służy też poprawie warunków składowania, archiwizacji i zabezpieczania danych w sektorze publicznym.

Bezpośrednim celem projektu było zwiększenie dostępności społeczeństwa do elektronicznych usług realizowanych przez administrację rządową w Małopolsce poprzez rozbudowę istniejącego systemu udostępniania usług publicznych. Wśród celów szczegółowych należy wymienić wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej. Niezwykle istotna jest też rozbudowa zasobów sprzętowych i infrastruktury. Ale wspomnieć też trzeba o podniesieniu poziomu wiedzy i umiejętności pracowników administracji publicznej, pozwalających na korzystanie z technologii internetowych.

W drugim etapie projektu uczestniczą następujące jednostki:
- Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Krakowie,
- Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Krakowie,
- Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Krakowie,
- Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Krakowie,
- Kuratorium Oświaty w Krakowie,
- Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Krakowie,
- Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Krakowie.

W ramach projektu Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie uruchomił łącznie 80 e-usług publicznych – w swoim Urzędzie oraz 7 jednostkach uczestniczących w projekcie. Usługi te dostępne są na platformie e-PUAP.

Dzięki realizacji projektu kolejnych 6 urzędów administracji zespolonej oraz RDOŚ osiągnęły awans cyfrowy pozwalający na realizację spraw drogą elektroniczną. Jednolity system obiegu dokumentów przynosi wymierne korzyści w postaci standaryzacji czynności, weryfikacji jakości pracy urzędników, a także przejrzystego zarządzania zarówno na poziomie urzędów, jak i urzędników. Niezwykle istotne są takie korzyści jak uproszczenie procedur administracyjnych, reużywalność wypracowanych procedur, aplikacji i rozwiązań czy automatyzacja obiegu dokumentów w urzędzie. Kolejne jednostki administracji osiągają oszczędności w wydatkach, które daje wysyłka elektroniczna poprzez e-PUAP bezpośrednio z systemu EZD oraz redukcja papierowych dokumentów wewnętrznych. Jednakże być może najistotniejsza w czasie pandemii jest możliwość realizacji spraw drogą elektroniczną w coraz większej liczbie urzędów i jednostek.

Przykładowe e-usługi, które zostały udostępnione przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w ramach II etapu projektu, to m.in.:
- „Wniosek o przyznanie statusu Centrum Integracji Społecznej”,
- „Petycja w sprawie zmiany przepisów prawa, podjęcia rozstrzygnięcia lub innego działania w sprawie dotyczącej podmiotu wnoszącego petycję, życia zbiorowego lub wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań i kompetencji Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego”,
- „Zgłoszenie utraty/zniszczenia dokumentu paszportowego”,
- „Wniosek o nadanie klauzuli ostateczności decyzji/decyzjom z poświadczeniem wydania zaświadczenia”,
- „Wniosek o weryfikację statusu sprawy”.

- Chcemy, by urząd był blisko Mieszkańców. Temu służą działania, które zostały zrealizowane w ramach projektu. Dziękuję wszystkim, którzy przyczynili się do sfinalizowania projektu „Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce. Poprzez tego typu projekty, jak i codzienne działania dokonuje się budowa nowej administracji. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie stawia sobie wysoko poprzeczkę, dlatego pracujemy dalej i wdrażamy kolejne rozwiązania – podsumowuje wojewoda małopolski Łukasz Kmita.

Projekt współfinansowany z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020